يواجه العديد من المستخدمين الخاصين أو موظفي المؤسسات حقيقة أن المستندات المخزنة على الكمبيوتر تحتاج إلى أن تكون منظمة بطريقة أو بأخرى أو نقلها بسرعة أو إعدادها للوصول العام. ليس من الممكن دائمًا تنفيذ ذلك عن طريق إنشاء شبكة محلية ، حيث لا يمكن تضمين جميع الأجهزة فيها. خاصة في مثل هذه الحالات ، يوصى باستخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS). توفر هذه البرامج مجموعة فريدة من الوظائف التي تبسط إلى حد كبير مهمة إدارة الملفات ذات التنسيقات المختلفة.
نقترح بدء مراجعتنا بحل شامل من Microsoft يسمى SharePoint. إنها مجموعة من البرامج تحت الاسم الكامل لمنتجات وتقنيات Microsoft SharePoint. يتضمن عدة مكونات في وقت واحد تكون مسؤولة عن تنظيم التعاون ، والتي نقترح قراءتها بمزيد من التفصيل على الموقع الرسمي لشركة Microsoft ، لأن المطورين وصفوا هذه المشكلة بأكبر قدر ممكن من التفاصيل. يمكن تثبيت هذا المكون في شكل SharePoint Server فقط على نظام التشغيل Windows Server ، ويتم التفاعل مع جميع المكونات الأخرى عبر الإنترنت. لن نركز على عمليات التثبيت ، حيث يتم ذلك غالبًا بواسطة مسؤولي النظام في الشركات.
الغرض الرئيسي من SharePoint هو إنشاء مواقع تسمح لموظفي شركة واحدة أو أكثر بالعمل معًا. ستكون المستندات والملفات المتنوعة التي تم تحميلها على الموقع متاحة للجمهور ، أو يتم تكوين مستوى الوصول لكل منها على حدة. يتعامل المستخدمون مع كل هذه الكائنات باستخدام عناصر الواجهة. يحدث التحميل والتحرير والإدارة الأخرى للبنية الأساسية للمستند من خلال تطبيق Microsoft SharePoint Foundation المجاني ، والذي يعد جزءًا من Windows Server. كما ترى ، فإن المكون المدروس معقد للغاية وغالبًا ما يستخدم فقط في الشركات الكبيرة ، حيث يكون الشخص المعين بشكل خاص مسؤولاً عن إعداد البرنامج وتشغيله بشكل صحيح ، لذلك لم نتحدث عن جميع إمكانيات هذه المجموعة من الأدوات.
قم بتنزيل منتجات وتقنيات Microsoft SharePoint من الموقع الرسمي
فوسدوك
FossDoc هو حل آخر يتكون من عدد من المكونات المختلفة التي تعمل على أساس خادم العميل. نقترح التعامل بإيجاز مع كل منهم لمعرفة الغرض من جميع المكونات وأهميتها:
- خادم FossDoc - هو خادم يوفر الخدمات اللوجستية للبرامج وخادم آخر يؤدي وظيفة نظام إدارة قاعدة البيانات. هناك وحدات نمطية إضافية يمكن توصيلها بهذا الخادم. إنهم يحددون سلوك النظام ذاته ، ويضعون قواعد إضافية ويوسعون الاحتمالات.
- قاعدة بيانات للانترنت - إحدى الوحدات النمطية التي تتصل بخادم التطبيق. هو الذي يسمح لك بالتفاعل مع جميع البرامج والملفات من خلال متصفح الويب المثبت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- قاعدة البيانات... يمكن تثبيت أي برنامج مدعوم شائع ، مثل Microsoft SQL Server أو Oracle ، كقاعدة بيانات. يخزن تمامًا جميع المعلومات التي يقوم المستخدمون بتنزيلها في البرنامج.
- عميل FossDoc - المكون الأكثر أهمية للمستخدم العادي ، حيث أنه مصمم للاتصال بالخادم وأداء جميع المهام اللازمة هناك ، مثل قراءة الملفات وتحريرها وتنزيلها أو حذفها. يتم تنفيذ العميل كبرنامج عادي بواجهة رسومية. يمكنك رؤية نافذتها في لقطة الشاشة أدناه.
- عميل ويب FossDoc هو تطبيق مهم آخر يقوم بتنفيذ كل شيء مثل العميل العادي ، فقط في المتصفح ، مما يوفر للمستخدم جميع الأدوات والقوائم اللازمة للعمل مع الملفات.
- مسؤول FossDoc... تطبيق العميل الأخير ، والذي يجب أن يكون متاحًا فقط للمسؤول الذي يدير تدفق المستندات بالكامل. من خلاله ، يتم إنشاء حسابات المستخدمين ، ويتم تكوين مستوى الوصول ويتم توصيل الخيارات الفردية.
بفضل FossDoc ، لا يمكنك إدارة المستندات التي تم إنشاؤها في برامج أخرى فحسب ، بل يمكنك أيضًا إضافة نماذج متنوعة بنفسك باستخدام الخيارات المضمنة.على سبيل المثال ، هنا ، يتم إنشاء الأوامر الرسمية دون أي مشاكل باستخدام النماذج الموحدة ، ويتم تنفيذ المراسلات من خلال الوحدة المدمجة ، ويتم الإشارة إلى سجلات التسجيل. بقدر ما يتعلق الأمر بإدارة المستندات نفسها ، في FossDoc يتم تنفيذها في العميل المعني أو عبر موقع الويب ، كما تعلم بالفعل من المعلومات الواردة أعلاه. يتم سرد الملفات كشجرة لمساعدتك على التنقل في الدلائل. عادةً ما تكون قائمة المستندات المخزنة على الخادم ضخمة جدًا ، لذا يتعين عليك فرزها بكل طريقة ممكنة. للقيام بذلك ، يحتوي FossDoc على خيار تصميم يسمح لك بسهولة تصنيف الكائنات أو إنشاء توزيع يدويًا.
قم بتنزيل FossDoc من الموقع الرسمي
XPages ديناميكي
الحل التالي ، المسمى XPages Dynamic ، متقدم مثل الحلين اللذين ناقشناهما أعلاه. تكمن خصوصيته في التكوين المرن ، مما يجعل من الممكن تحسين نظام إدارة المستندات الإلكترونية لعميل معين. يوجد عدد من تطبيقات ووحدات الرسومات المدمجة في مجموعة XPages Dynamic. دعنا نتعرف عليهم بمزيد من التفصيل باستخدام نفس المثال المذكور أعلاه:
- العاملين... اسم التطبيق الأول يتحدث بالفعل عن نفسه. يسمح لك بالحفاظ على جدول التوظيف ، وعرض قائمة الوظائف الشاغرة المتاحة والمشغولة ، ومراعاة تجربة العمل لكل موظف على الإطلاق والتحكم في الملفات الشخصية لجميع الموظفين ، بما في ذلك تحريرها.
- جهات الاتصال... مصمم لحفظ المعلومات المهمة المتعلقة بالعناوين وأرقام الهواتف والبريد الإلكتروني للموردين والعملاء والشركاء. هنا ، يتم تسجيل بطاقات جميع الأطراف المقابلة ويمكن إجراء بحث سريع على البيانات بفضل الخيار المدمج.
- المراسلات الخارجية... يعتبر هذا التطبيق الأكثر أهمية لتداول المستندات ، حيث يتم من خلاله استلام المستندات الواردة ، وتسجيل النماذج الصادرة ، ويتم البحث عن جميع المعلومات المخزنة وتحريرها. لاحظ أنه يمكن إجراء بحث سريع عن النموذج المطلوب حتى عن طريق الرمز الشريطي.
- المستندات الداخلية لـ ORD... يقترح المطورون استخدام تطبيق منفصل كوحدة نمطية للمستخدمين بمستوى وصول ممتد. تتركز وظائفه على التفاعل مع جميع المستندات المحاسبية والمالية والتخطيطية الأساسية والتجارة والموظفين والأوراق المالية الأخرى.
- انكماش... يحتوي على جميع الخيارات المطلوبة للعمل مع العقود من أي تنسيق ، ويتحكم أيضًا في الوصول إلى المستندات من مختلف الأنواع. يمكن للمستخدم الذي لديه حق الوصول إلى تطبيق الأعمال هذا إنشاء أحداث وأحداث وإرسال إعلامات إلى جميع الموظفين وفرز البيانات ومراقبة الامتثال للعقد.
- المراجع... مكون آخر مرتبط مباشرة بسير العمل ، لأن هذا هو المكان الذي يتم فيه تخزين جميع الملفات تمامًا. يتم فرزها وفقًا لأنواع مختلفة ، ويتم الترتيب في شكل تسلسل هرمي. يتفاعل هذا المكون بشكل صحيح مع جميع البرامج الموضحة أعلاه.
لقد تعلمت للتو عن جميع المكونات التي تشكل XPages Dynamic. الآن عليك فقط دراسة تفاعلهم بمزيد من التفاصيل من خلال قراءة أدلة من المطورين على الموقع الرسمي. لذلك يمكنك أن تقرر بنفسك ما إذا كان نظام إدارة المستندات الإلكترونية هذا يناسبك وما إذا كان يستحق شرائه على الإطلاق باعتباره معقدًا للاستخدام الدائم.
قم بتنزيل XPages Dynamic من الموقع الرسمي
الاتجاه
DIRECTUM هو برنامج احترافي ومكلف لجميع الشركات المهتمة بأتمتة تدفق المستندات. هنا يمكنك إنشاء مستندات بناءً على قوالب جاهزة ، أو تنزيلها من البريد الإلكتروني. عندما يتعلق الأمر بالمستندات الورقية ، سيتم نقلها إلى التطبيق فور اكتمال المسح الضوئي.بالنسبة للشركات الكبيرة ، سيكون حل DIRECTUM Ario ، الذي يعمل على تكنولوجيا التعلم الآلي ، مناسبًا. يقوم تلقائيًا بفرز جميع الوثائق المستلمة ووضع البطاقات المناسبة. على الموقع الرسمي ، وصف المطورون حتى عائد هذا المكون للشركات من مختلف المستويات.
يتم وضع جميع الملفات المضافة في مستودع واحد ويمكن حفظها في مجلدات مختلفة ، حيث يتفاعل المستخدم فقط مع الروابط المباشرة. قائمة المجلدات نفسها غائبة في البداية ، ويعتمد إنشائها على الموظفين أنفسهم ، لأنها مصنوعة حصريًا وفقًا للتفضيلات الشخصية واعتمادًا على شكل الشركة. يمكن أن يكون هناك عدد غير محدود من هذه الأدلة مع مستوى وصول معين. كل نموذج له دورة حياته الخاصة ، وبعد ذلك يتم نقله تلقائيًا إلى الأرشيف أو حذفه. يتم تكوين هذا لكل نوع من المستندات بشكل منفصل ، مما يسمح لك دائمًا بالاحتفاظ فقط بقائمة محدثة من الملخصات وعدم انسداد التخزين ببيانات غير ضرورية لا يمكن حذفها يدويًا إلا. بفضل الواجهة سهلة الاستخدام والخيارات المضمنة ، يتم أيضًا تسريع البحث عن البطاقات بشكل كبير ، ويمكن مسح رمز شريطي فريد للانتقال بسرعة إلى المستند. انقر فوق الارتباط أدناه لاستكشاف عرض DIRECTUM الأساسي وطلب عرضًا تفصيليًا لمؤسستك إذا كنت مهتمًا بهذا البرنامج.
قم بتنزيل DIRECTUM من الموقع الرسمي
elDoc
كما فهمت بالفعل ، فإن جميع برامج سير العمل التي نريد التحدث عنها في مقال اليوم هي برامج احترافية. elDoc ليست استثناء في هذا الصدد ، لأن مطوريها اكتسبوا سمعة طيبة في السوق العالمية بفضل هذا الحل على وجه التحديد. يحتوي على جميع المكونات نفسها التي تحدثنا عنها سابقًا ، لكن تنفيذها فريد ومناسب للشركات ذات الاتجاهات والأحجام المختلفة. سيحب المسؤول الذي يتفاعل مع elDoc بالتأكيد المُنشئ المدمج ، لأنه لن يساعد فقط في إنشاء مسارات جديدة بسرعة وإضافة نماذج مستندات ، بل سيساعد أيضًا في التعامل مع المهمة دون إشراك مطوري الطرف الثالث. سيحصل المستخدم العادي على واجهة مريحة وبسيطة مع إمكانية الوصول إلى التخزين في أي وقت من اليوم.
بالإضافة إلى ذلك ، سيقوم elDoc بتبسيط أتمتة العمليات الروتينية عن طريق توصيل وحدة TaskBot. يخبر المبدعون عن عملهم أثناء العرض ، ويقدمون أيضًا فترة تجريبية مع هذا التطبيق. يدعم البرنامج المعني عددًا غير محدود من المستخدمين الذين يمكنهم العمل في نفس الوقت ، ويمكنهم توصيل مجموعة متنوعة من التطبيقات باستخدام لوحة الإدارة ، وقادر على قراءة الرموز الشريطية الموضوعة على المستندات ، مما يسهل العثور عليها. بالنسبة لإضافة المستندات وتحريرها ، هنا يتم تنفيذ هذا الخيار بنفس الطريقة كما في البرامج الأخرى التي تحدثنا عنها سابقًا. يرجى ملاحظة أنه يتم افتراضيًا تعيين لغة الواجهة في elDoc على اللغة الأوكرانية ، ولكن إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك تغييرها إلى اللغة الروسية أو الإنجليزية أو أي لغة أخرى من القائمة المتاحة.
قم بتنزيل elDoc من الموقع الرسمي
الفرسكو
يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المستندات من Alfresco في التحكم في محتوى شركتك من خلال إدارة المعلومات الشفافة والامتثال الفعال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ، والتي تُترجم مباشرةً إلى فوائد تجارية ملموسة ، مما يوفر ليس الوقت فحسب ، بل المال أيضًا. لن يسمح لك Alfresco بتحميل المستندات الموجودة على التخزين المحلي أو في ملف تعريف البريد الإلكتروني فحسب ، بل يدعم هذا الحل أيضًا المسح الفوري مع التقاط جميع البيانات والفرز التلقائي ، كما يوفر خيارات نشر متنوعة. بالإضافة إلى ذلك ، يساعد الذكاء الاصطناعي مع وظائف التعلم الآلي في إدارة الملفات. بفضله تم إجراء الفرز السريع والبحث الذكي وملء البطاقات.بمرور الوقت ، تعمل هذه التقنية بشكل أفضل وأفضل لأنها تتعلم من تلقاء نفسها.
يمكن استخدام نماذج أو خصائص البيانات الوصفية الغنية الخاصة بـ Alfresco لنقل المستندات تلقائيًا من خلال عملية إدارة بطاقة مخصصة أو دورة حياة. تسهل تطبيقات العمل المدمجة مراجعة المستندات والموافقة عليها ، ويمكن للتعريف اليدوي للعمليات تبسيط أي عمل كثيف المحتوى ، مما يؤثر دائمًا بشكل إيجابي على كفاءة العمل. عند تثبيت الفرسكو ، سيتصل جميع موظفي المؤسسة على الفور في سلسلة واحدة وسيكونون قادرين على التواصل مع بعضهم البعض دون أي مشاكل. إذا لزم الأمر ، يقوم المسؤول بشكل مستقل بتعيين مستويات الوصول ، وتكوين الأدلة ، ودمج التطبيقات. إذا كنت مهتمًا بهذا البرنامج ، فننصحك بالتعرف على نسخته التجريبية ، وعندها فقط تفكر في الشراء للتأكد من أن البرنامج يلبي متطلباتك.
قم بتنزيل الفرسكو من الموقع الرسمي
INTALEV: إدارة الشركات 7
INTALEV: إدارة الشركات 7 عبارة عن برنامج معقد ، تتركز وظيفته الرئيسية على أتمتة الأعمال ذات التنسيقات المختلفة. بفضل هذا النظام ، يمكنك إدارة كل من الموظفين والعملاء ، مما يعني أيضًا تدفقًا ملائمًا للمستندات. يضع المطورون منتجاتهم على وجه التحديد كأداة إدارة ، حيث يمكنهم التحكم تمامًا في جميع مراحل العمل ، من التخطيط والأوامر إلى معالجة الأموال والعقود. عند شراء INTALEV: Corporate Management 7 ، يختار المطورون الوحدات وفقًا للعميل ، مما يوفر له جميع التطبيقات اللازمة مع التكوين الأولي.
بالنسبة للتفاعل المباشر مع المستندات ، فقد خصص المنشئون وحدات منفصلة لكائنات مختلفة ، على سبيل المثال ، عند إبرام العقود ، يتم استخدام قائمة خاصة ، ويحدث الفرز أيضًا تلقائيًا. يمكن تنزيل المستندات الواردة من التخزين المحلي وعبر البريد الإلكتروني أو الماسح الضوئي. INTALEV: يمكن تطوير Enterprise Management 7 بسهولة ، مما يسمح لك بتوصيل عدد غير محدود من الحسابات وتوسيع مساحة التخزين دائمًا إذا كانت دورة حياة الملفات لا تسمح بإبقائها جميعًا في حالة عمل في نفس الوقت. مثل أي برنامج آخر من هذا المستوى ، يتم شراؤه وفقًا لأمر مخطط مسبقًا ومفاوضات مع المطورين. يمكنك معرفة المزيد من المعلومات التفصيلية حول هذا الموضوع على الموقع الرسمي من خلال النقر على الرابط التالي.
قم بتنزيل INTALEV: Corporate Management 7 من الموقع الرسمي
DocsVision
DocsVision هو آخر برنامج معقد نريد التحدث عنه في منشور اليوم. تكمن خصوصيته في حقيقة أن المطورين حاولوا تقليل عتبة الدخول قدر الإمكان لكل من المستخدمين العاديين والمسؤولين الذين سيقومون بتكوين النظام للتشغيل الصحيح. لنبدأ بالمستخدمين العاديين ونلاحظ أن المنشئين يؤكدون أنهم يفهمون الواجهة تمامًا وأنه ليست هناك حاجة لتدريب إضافي للموظفين. سيقوم المسؤول بالعمل دون معرفة لغات البرمجة ، لأن المجمع بأكمله يتم تجميعه من تطبيقات تعمل بالفعل ، والتي يوجد منها عشرة في المجموع.
عندما تتعرف على DocsVision أثناء العرض التقديمي ، يمكنك تحديد جميع الوحدات المشتراة بشكل مستقل. لتداول المستندات ، من الجدير بالتأكيد ربط جميع الحلول الرئيسية ، والأرشيف الكبير وتداول المستندات التعاقدية ، إذا احتفظت الشركة بسجلات لهذه الأنواع من البطاقات. جميع المكونات الأخرى هي توصيات للمؤسسات الكبيرة حيث لا توجد قوة بشرية كافية لمعالجة كمية كبيرة من المعلومات. كما هو الحال في حالات أخرى ، يعقد مطورو DocsVision عرضًا تقديميًا لبرامجهم ، حيث يمكنك طرح جميع أسئلتك وتحديد ما إذا كنت تريد شراء هذا البرنامج على أساس دائم.يتوفر أيضًا إصدار تجريبي مجاني لمساعدتك على التعرف على الوظائف الأساسية لـ DocsVision.
قم بتنزيل DocsVision من الموقع الرسمي
تحدثنا اليوم عن أكثر أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. كما ترى ، كلهم يستهدفون جمهورًا محترفًا ، ويتم توزيعهم مقابل رسوم ويتم تقديمها في شكل أدوات معقدة. يجب التعامل مع اختيار مثل هذا البرنامج بكل مسؤولية ، لأنه في الواقع استثمار في تطوير الشركة ويترتب عليه عواقب معينة. إذا اخترت الخيار الصحيح ، فستكون النتائج إيجابية فقط وسيتم تبسيط عملية إدارة جميع جوانب ممارسة الأعمال التجارية.